COME UTILIZZIAMO I VOSTRI DATI
Testo a cura del Consiglio Nazionale del Notariato
Ruolo del Notaio
Il Notaio è un Pubblico Ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.
La raccolta dei dati
Per svolgere la sua funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.
A seconda della natura dell'incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l'Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all'estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.
Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, saranno conservate presso lo studio o presso strutture da esso delegate; senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli né adempiere agli obblighi di legge sullo stesso gravanti. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici.
Il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa in materia antiriciclaggio nei casi previsti dalla legge. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.
La comunicazione dei dati
Il notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all'atto.
Le trasmissioni avvengono ormai in forma prevalentemente telematica, avvalendosi di computer e software installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un'apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche nell'utilizzo degli strumenti informatici.
Così saranno ad esempio comunicati dati:
• all'Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
• all'Agenzia del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;
• all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza
(ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);
• al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.
Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.
Dati erronei o non aggiornati
Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la correzione, l'aggiornamento o l'integrazione dei dati inesatti o incompleti, ovvero la cancellazione o il blocco per quelli trattati in violazione di legge, o ancora opporsi al loro utilizzo per motivi, da evidenziare nell’istanza promossa ai sensi dell’art. 7 della Legge Privacy.
Va però osservato che l'atto notarile, come ogni altro analogo documento con fede pubblica, è destinato ad essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario.
Ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell'atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all'Anagrafe. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione; dell'estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.
Qualora atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.
Negli altri eventuali casi per la richiesta di rettifica si può utilizzare il modello presente sul sito internet del Garante per la protezione dei dati personali da inoltrare all'indirizzo email info@notaipiniestucchi.it ovvero agli indirizzi di posta certificata reperibili nella sezione contatti del presente sito.